Wie erstelle ich eine Rechnung mit verschiedenen Beiträgen?

Möchtest du deinen Mitgliedern individuelle Rechnungen für ihre Mitgliedsbeiträge senden, die je nach Alter, Gruppierung oder Status variieren? Mit ClubDesk ist das problemlos möglich.

In deinem Verein zahlen die Mitglieder möglicherweise unterschiedliche Beiträge. Hier erfährst du, wie du einen Mitgliedsbeitrag für jedes Mitglied festlegen kannst, damit die Informationen beim Erstellen der Rechnung automatisch aus den Mitgliederdaten übernommen werden.

Wie gehe ich vor?

1. Erstelle ein Kontakt-Zusatzfeld, um die Beiträge bei den einzelnen Mitgliedern hinterlegen zu können.

Bitte beachte, dass das Zusatzfeld vom Typ «Zahl» sein muss. Das ist essenziell. Andere Feld-Typen lassen sich für die Rechnung nicht verwenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie erstelle ich ein Kontakt-Zusatzfeld mit dem richtigen Feld-Typ?

2. Es gibt drei Möglichkeiten, um die Kontaktdaten mit den Beiträgen zu vervollständigen:

a. Die Mitgliedsbeiträge kannst du manuell bei den Kontakten eintragen oder anpassen.

b. Exportiere eine Kontaktliste und trage die Beiträge in die CSV-Datei ein. Importiere die Datei anschliessend wieder, um die Kontaktdaten zu aktualisieren.

c. Über die Funktion «Mehrfach-Änderung» kannst du den Beitrag bei mehreren Personen gleichzeitig erfassen.

Darin wählst du im Feld links das Feld für die Kategorie (dein Kontakt-Zusatzfeld) und im Feld rechts gibst du die Zahl ein, welche zu bezahlen ist. 

Erstelle die Rechnung

3. Öffne eine neue Rechnung und fülle alle Pflichtfelder aus. Füge anschliessend deine Position hinzu. 

Um nun die Beträge aus den Kontakt-Zusatzfeldern einfügen zu können, klicke als Erstes auf die drei kleinen Punkte der Zelle «Einzelpreis».

Im neuen Fenster «Wert bearbeiten» kannst du jetzt über die Option «Aus Kontaktfeld» aus allen Kontakt-Zusatzfelder wählen, welche den Feld-Typ «Zahl» haben. Öffne die Auswahlliste, indem du auf das Dreiecksymbol klickst.

Alternative: Mitgliederbeiträge können auch aus einer ClubDesk-Tabelle abgerufen werden.

Bei Ausnahmen kannst du auch das Kästchen «Ausnahmen für einzelne Kontakte» markieren. Nun öffnet sich eine Liste mit den Empfängern und deren aktuellen Beiträgen. Drücke auf einen Beitrag, um ihn anzupassen.

Weitere Informationen

• Wie erstelle ich ein Kontakt-Zusatzfeld mit dem richtigen Feld-Typ?

• Wie kann ich in ClubDesk Daten von mehreren Mitgliedern gleichzeitig ändern?
• Wie erstelle ich mit Gruppen eine Verteilerliste?

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