Wie funktioniert der SEPA-Lastschrifteinzug in ClubDesk?

Geändert am Di, 4 Aug um 9:19 VORMITTAGS

Mit ClubDesk könnt ihr Rechnungsbeträge ganz einfach über SEPA-Lastschriften einziehen. In diesem Artikel erklären wir, welche Vorbereitungen dazu nötig sind und welche Schritte ihr durchführt, damit der Lastschrift-Einzug reibungslos klappt.

Wie gehe ich vor?

Zahlungsverbindung erfassen

Damit auf euer Konto SEPA Lastschriften überwiesen werden können, müsst ihr dies in der Zahlungsverbindung für dieses Konto einschalten. Ruft dazu im Modul «Finanzen» im Reiter «Rechnungen» den Menüpunkt «Einstellungen → Zahlungsverbindungen» auf.

Öffnet nun die Zahlungsverbindung für das gewünschte Konto, das SEPA unterstützen soll. Dafür markiert ihr das entsprechende Konto und klickt auf das Bleistift-Symbol. Mit Doppelklick seid ihr noch schneller.

Falls ihr noch keine Bankverbindung erfasst habt, könnt ihr diese mit dem +-Symbol anlegen.

Füllt die Angaben aus und aktiviert die Option «SEPA-Lastschrift» und tragt die «Gläubiger-ID» eures Vereins ein. Speichert die Angaben.

Die Gläubiger-ID identifiziert den Zahlungsempfänger beim Lastschriftverfahren. Falls ihr noch keine Gläubiger-Id habt, könnt ihr diese bei der Deutschen Bundesbank beantragen: 
Falls ihr eine Gläubiger-ID für Testzwecke benötigt, könnt ihr folgende nutzen: DE98ZZZ09999999999

Lastschrifteinzug für Mitglieder einschalten

Für alle Mitglieder oder Kontakte, die euch ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, könnt ihr im Modul «Kontakte und Gruppen» beim jeweiligen Kontakt den SEPA-Lastschrifteinzug aktivieren. Markiert dazu den Kontakt und klickt auf «Öffnen» (Alternative: Doppelklick auf Kontakt).

Wechselt im Kontakt auf den Reiter Finanzen.

Hier gebt ihr die IBAN und BIC ein und aktiviert außerdem die Option «SEPA-Lastschrift erlauben». Auf dem Lastschriftmandats-Formular findet ihr die passenden Angaben, um die entsprechenden Felder auszufüllen.

Die Mandatsreferenz vergebt ihr selbst. Sie muss eine Identifikationsnummer sein, mit der ihr eine Lastschriftermächtigung einem Kontakt zuordnen könnt.

Nun wählt ihr noch die Lastschriftart aus. Das Datum des letzten Lastschrifteinzugs (sprich: wann wurde zuletzt ein Einzug gemacht) könnt ihr bei der Erst-Lastschrift leer lassen. Bei bisherigen Folge-Lastschriften könnt ihr manuell ein Datum eintragen. Sobald ihr mit ClubDesk erneut einen Lastschrifteinzug durchführt, wird dieses Feld automatisch aktualisiert.

Lastschriftart	Erklärung
Erst-Lastschrift	Weist darauf hin, dass es sich um die allererste Abbuchung einer wiederkehrenden Zahlungsverpflichtung handelt. Tritt nur auf, wenn es sich nicht um eine einmalige Lastschrift (Einmallastschrift) handelt. Wird automatisch zur Folge-Lastschrift.
Folge-Lastschrift	Bezeichnet die zweite oder jede weitere wiederkehrende Abbuchung nach einer bereits erfolgten Erstlastschrift.
Einmal-Lastschrift	Bezeichnet eine einmalige, nicht wiederkehrende Abbuchung vom Konto des Zahlungspflichtigen. Wird häufig für Einzelkäufe oder einmalige Zahlungen verwendet.
Letzte-Lastschrift	Kennzeichnet die finale Abbuchung in einer Reihe von wiederkehrenden Lastschriften. Tritt auf, wenn eine regelmäßige Zahlungsverpflichtung endet.

Rechnungen mit Lastschrifteinzug stellen

Nun erstellt ihr in ClubDesk wie üblich eine Rechnung, indem ihr im Reiter Rechnungen auf «Neu» klickt und «Neue Rechnung» wählt.

Öffnet nun die Rechnungsoptionen, indem ihr im Rechnungsentwurf auf «Optionen» klickt.

Im Feld «Zahlungsverbindung» wählt ihr diejenige Bankverbindung aus, für die ihr SEPA aktiviert habt. Im Feld «Art» wählt ihr SEPA-Lastschrift (anstelle von Banküberweisung). Füllt die übrigen Rechnungs-Felder wie gewohnt aus. Die einzelnen Felder sind in der ClubDesk Hilfe detailliert erläutert: ClubDesk Hilfe - Rechnungen schreiben

Falls ihr Rechnungen mit mehreren Empfängern stellt die unterschiedliche Zahlungsarten haben, z.B. SEPA-Lastschrift und Banküberweisung, dann werden euch zwei unterschiedliche Freitexte für die Rechnung angezeigt, eine für Kontakte mit Lastschriftmandat und eine für Kontakte ohne Lastschriftmandat.

Wenn du soweit bist, kannst du im Menü auf «Rechnung stellen» klicken, um die Rechnung abzuschliessen und zu verschicken.

Du kannst wählen, ob du die Rechnung gemäss Kontaktfeld, in der Regel per E-Mail, verschicken möchtest oder ob du stattdessen einen Brief ausdrucken möchtest.

Du willst nur die Lastschrift erstellen, die Rechnung aber gar nicht verschicken? Eine Lastschrift ganz ohne Rechnung zu erstellen ist nicht möglich, du kannst aber bei der Versandart die Option «Als Brief» wählen. Sobald dir die Schaltfläche «Drucken» angeboten wird, kannst du den Vorgang ganz einfach abbrechen.

SEPA-Lastschriften erstellen

Nun erstellt ihr für diese Rechnungen die SEPA-Lastschriften. Geht dafür Oben auf die Meldung «Lastschrift muss erstellt werden.» und drückt auf «Jetzt erstellen».

Ihr seht hier alle Rechnungen mit Zahlungsart «Lastschrift», die sich noch nicht in einer Lastschriftdatei befinden.

Wählt nun die Rechnungen, welche eingezogen werden sollen, aus und klickt auf «OK».

Jetzt zeigt ClubDesk an, wie viele Lastschriftdateien erzeugt werden. In unserem Beispiel sind das zwei, bei unterschiedlichen Lastschriftarten oder Zahlungsverbindungen können dies mehrere Dateien sein. Klickt auf «OK», um den Vorgang abzuschließen.

Nun seht ihr die neu erzeugten SEPA-Lastschrift Dateien. Klickt auf das «Download-Symbol» und speichert die Dateien auf dem Computer ab.

Anschließend reicht ihr die heruntergeladenen Dateien über das E-Banking bei eurer Bank ein.

Ist das erledigt, klickt ihr in ClubDesk auf die Schaltfläche «Einreichen».

Lies dir den Hinweis durch und bestätige den Vorgang dann mit der Schaltfläche «Ja».

ClubDesk markiert diese Datei nun als «Eingereicht» und stellt den Status der dazugehörigen Rechnungen auf «Bezahlt». Die Rechnungen sind damit abgeschlossen und werden im entsprechenden Ordner einsortiert. Ebenfalls werden dabei die Zahlungen in der Buchhaltung entsprechend erfasst.

Rücklastschrift erfassen

Hat mit der Belastung der Lastschrift etwas nicht geklappt? In diesem Fall könnt ihr in ClubDesk eine Rücklastschrift erfassen. Öffnet dazu zunächst die betroffene Rechnung, ihr findet sie im Ordner «Abgeschlossen».

Im Menü der Rechnung klickst du nun ganz einfach auf den Button «Rücklastschrift erfassen».

Wähle ein neues Fälligkeitsdatum im Feld «Neu fällig am» und entscheide, ob du eine Gebühr weiterverrechnen möchtest. Aktiviere den Haken bei «Gebühr weiterverrechnen» falls du das willst und fülle den Text für diese neue Rechnungsposition sowie den Betrag aus.

Der Status der Rechnung wird nun von «Bezahlt» zu «Gestellt» geändert. Falls du eine Gebühr weiterverrechnet hast, wird dies als zusätzliche Rechnungsposition erfasst.

Du kannst nun bei Bedarf die Rechnung «Nochmals verschicken» oder ganz einfach «Schliessen».

Speichere die Änderungen in der Rechnung.

Du erhältst nun erneut die Meldung unter den Modul-Reitern und kannst eine neue Lastschrift erstellen, die Datei bei der Bank einreichen und die Lastschrift mit dem Button «Einreichen» abschließen. (Details siehe oben bei Schritt Lastschrift erstellen)

Rücklastschrift löschen

Falls du die Rücklastschrift löschen möchtest, kannst du dies im Menü der entsprechenden Rechnung auswählen. Wähle im Menü «Zahlungseingänge» und wähle die Schaltfläche «Rücklastschrift löschen».

Rechnung mit Lastschrift stornieren

Du willst eine Rechnung mit bereits erstellter Lastschrift stornieren? Kein Problem. Als erstes wählst du im Modul «Finanzen» im Reiter «Rechnungen» im Menü «Lastschriften» die Option «Lastschriften verwalten».

Hast du die Lastschrift noch nicht eingereicht, kannst du sie ganz einfach über das Papierkorb-Symbol wieder löschen.

Der Eintrag mit der Lastschrift-Datei wird komplett gelöscht.

Wenn du die Lastschrift-Datei bereits als «Eingereicht» markiert hast, kannst du dies über den Button «Stornieren» rückgängig machen.

Anschließend wird dir der Status der Lastschrift als «Storniert» gekennzeichnet, wie das mittlere Beispiel zeigt.

Sobald du die Lastschriftdatei gelöscht oder storniert hast, findest du die dazugehörige(n) Rechnung(en) im Ordner «Gestellt (Alle)». Von dort kannst du die Rechnung auswählen und über das Menü stornieren.

Alternativ kannst du auch die Rechnung öffnen und vom Rechnungsmenü die Schaltfläche «Stornieren» anklicken. Hier findest du auch den Button «Abschreiben», falls du die eine Abschreibung der Rechnung verbuchen möchtest.

Weitere Informationen

ClubDesk Hilfe