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Mit ClubDesk kannst du Rechnungsbeträge ganz einfach über SEPA-Lastschriften einziehen. In diesem Artikel erfährst du, welche Vorbereitungen dazu nötig sind und welche Schritte du durchführst, damit der Lastschrift-Einzug reibungslos klappt.
Schnell-Übersicht
- Richte eine Zahlungsverbindung mit einem Konto für die Lastschriften ein.
- Aktiviere SEPA-Lastschriften bei Mitgliedern, bei denen du Beträge einziehen darfst.
- Wähle bei der Rechnungsstellung «SEPA-Lastschrift» als Zahlungsart.
- Erzeuge SEPA-Lastschriften und schick sie an eure Bank.
Zudem erhältst du in diesem Artikel Informationen, wie du eine Rücklastschrift erfassen oder eine Lastschrift-Rechnung stornieren kannst.
Im Video werden die notwendigen Schritte zusammengefasst und darunter die Details mit Text und Bilder erklärt.
Wie gehe ich vor?
1. Erfasse eine Zahlungsverbindung oder passe diese an. Damit auf euer Konto SEPA-Lastschriften überwiesen werden können, schaltest du dies in der Zahlungsverbindung für dieses Konto ein. Ruf dazu im Modul «Finanzen» im Reiter «Rechnungen» den Menüpunkt «Zahlungsverbindungen verwalten» auf.
Öffne nun die Zahlungsverbindung für das gewünschte Konto, das SEPA unterstützen soll. Dafür markierst du das entsprechende Konto und klickst auf das «Bleistift-Symbol». Mit Doppelklick bist du noch schneller.
Falls du noch gar keine Bankverbindung erfasst hast, kannst du diese mit dem «+-Symbol» anlegen.
Fülle nun die Angaben aus und aktiviere die Option «SEPA-Lastschrift». Trage die «Gläubiger-ID» eures Vereins ein und speichere die Angaben.
Die Gläubiger-ID identifiziert den Zahlungsempfänger beim Lastschriftverfahren. Falls ihr noch keine Gläubiger-Id habt, könnt ihr diese bei der Deutschen Bundesbank beantragen:
www.glaeubiger-id.bundesbank.de
Falls ihr eine Gläubiger-ID für Testzwecke benötigt, könnt ihr folgende nutzen: DE98ZZZ099999999992. Schalte den Lastschrift-Einzug für deine Mitglieder ein. Für alle Mitglieder oder Kontakte, die euch ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, kannst du im Modul «Kontakte und Gruppen» beim jeweiligen Kontakt den SEPA-Lastschrifteinzug aktivieren. Markiere dazu den Kontakt und klicke auf «Öffnen». (Alternative: Doppelklick auf Kontakt)
Wechsle im Kontakt auf den Reiter «Finanzen».
Hier gibst du die IBAN und BIC ein und aktivierst außerdem die Option «SEPA-Lastschrift erlauben». Auf dem Lastschriftmandats-Formular findest du die passenden Angaben, um die entsprechenden Felder auszufüllen.
Die Mandatsreferenz vergebt ihr selbst. Sie ist eine Zeichenfolge, mit der ihr eine Lastschrift-Ermächtigung einem Kontakt zuordnen könnt.
Nun wählt ihr noch die Lastschriftart aus. Das Datum des letzten Lastschrifteinzugs (sprich: wann wurde zuletzt ein Einzug gemacht) könnt ihr bei der Erst-Lastschrift leer lassen. Bei bisherigen Folge-Lastschriften könnt ihr manuell ein Datum eintragen. Sobald ihr mit ClubDesk erneut einen Lastschrifteinzug durchführt, wird dieses Feld automatisch aktualisiert.
| Lastschriftart | Erklärung |
| Erst-Lastschrift | Weist darauf hin, dass es sich um die allererste Abbuchung einer wiederkehrenden Zahlungsverpflichtung handelt. Tritt nur auf, wenn es sich nicht um eine einmalige Lastschrift (Einmallastschrift) handelt. Wird automatisch zur Folge-Lastschrift. |
| Folge-Lastschrift | Bezeichnet die zweite oder jede weitere wiederkehrende Abbuchung nach einer bereits erfolgten Erstlastschrift. |
| Letzte-Lastschrift | Kennzeichnet die finale Abbuchung in einer Reihe von wiederkehrenden Lastschriften. Tritt auf, wenn eine regelmäßige Zahlungsverpflichtung endet. |
| Einmal-Lastschrift | Bezeichnet eine einmalige, nicht wiederkehrende Abbuchung vom Konto des Zahlungspflichtigen. Wird häufig für Einzelkäufe oder einmalige Zahlungen verwendet. |
Falls du die Daten in «Kontakte und Gruppen» importierst, müssen in der Import-Datei alle mit dem SEPA-Mandat verbundenen Daten verfügbar sein. Dies betrifft folgende Felder:
• SEPA-Lastschrift erlauben (Ja/Nein)
• Mandatsreferenz
• Mandat Unterschriftsdatum
• Lastschriftart
• Letzter Lastschrifteinzug (falls Folge-Lastschrift)
• IBAN & BIC
Falls diese Angaben unvollständig sind, erhältst du nach dem Import eine Fehlermeldung.
3. Stelle Rechnungen mit Lastschrifteinzug. Du erstellst in ClubDesk wie üblich eine Rechnung, indem du im Reiter «Rechnungen» auf «Neu» klickst und «Neue Rechnung» wählst (Alternativ: «Neue Rechnung aus Vorlage»).
Im Feld «Zahlungsverbindung» wählst du diejenige Bankverbindung aus, für die du SEPA aktiviert hast. Im Feld «Art» wählst du «SEPA-Lastschrift» (anstelle von Banküberweisung). Fülle die übrigen Rechnungs-Felder wie gewohnt aus. Die einzelnen Felder sind auch in der ClubDesk Hilfe detailliert erläutert: ClubDesk Hilfe - Rechnungen schreiben
Falls ihr Rechnungen mit mehreren Empfängern stellt, die unterschiedliche Zahlungsarten haben, z.B. SEPA-Lastschrift und Banküberweisung, dann werden euch zwei unterschiedliche Freitexte für die Rechnung angezeigt, eine für Kontakte mit Lastschriftmandat und eine für Kontakte ohne Lastschriftmandat.Wenn du soweit bist, kannst du im Menü auf «Rechnung stellen» klicken, um die Rechnung abzuschließen und zu verschicken.
Du kannst wählen, ob du die Rechnung gemäss Kontaktfeld, in der Regel per E-Mail, verschicken möchtest oder ob du stattdessen alle als Brief ausdrucken möchtest.
Du willst nur die Lastschrift erstellen, die Rechnung aber gar nicht verschicken? Eine Lastschrift ganz ohne Rechnung zu erstellen ist zwar nicht möglich, du kannst aber bei der Versandart die Option «Als Brief» wählen. Sobald dir die Schaltfläche «Drucken» angeboten wird, kannst du den Vorgang abbrechen.4. Erstelle nun die SEPA-Lastschrift-Datei für die ausgewählten Rechnungen. Wähle dazu im Reiter «Rechnungen» auf der linken Seite «Lastschrift pendent».
Du siehst hier alle Rechnungen mit Zahlungsart «Lastschrift», die aber noch nicht an die Bank für den Einzug übermittelt wurden. Wähle nun die Rechnungen aus und klicke auf «Lastschrift erzeugen».
Jetzt zeigt ClubDesk an, wie viele Lastschrift-Dateien erzeugt werden. In unserem Beispiel ist das nur eine, aber bei unterschiedlichen Lastschriftarten oder Zahlungsverbindungen können dies mehrere Dateien sein. Klickt auf «OK», um den Vorgang abzuschließen.
Nun seht ihr die neu erzeugte SEPA-Lastschrift Datei. Klickt auf das «Download-Symbol» und speichert die Datei auf dem Computer ab.
Anschließend reichst du die heruntergeladenen Dateien über das E-Banking eurer Bank ein.
Ist das erledigt, klickst du in ClubDesk auf die Schaltfläche «Einreichen».
Lies dir den Hinweis durch und bestätige den Vorgang dann mit der Schaltfläche «Ja».
ClubDesk markiert diese Datei nun als «Eingereicht» und stellt den Status der dazugehörigen Rechnungen auf «Bezahlt».
Die Rechnungen sind damit abgeschlossen und werden aufgrund des Status im entsprechenden Ordner einsortiert. Die Rechnungsstellung mit SEPA-Lastschrift ist somit fertiggestellt.
Rücklastschrift erfassen
Hat mit der Belastung der Lastschrift etwas nicht geklappt? In diesem Fall könnt ihr in ClubDesk eine Rücklastschrift erfassen. Öffnet dazu zunächst die betroffene Rechnung, ihr findet sie im Ordner «Abgeschlossen».
Im Menü der Rechnung klickst du nun auf den Button «Rücklastschrift erfassen».
Wähle ein neues Fälligkeitsdatum im Feld «Neu fällig am» und entscheide, ob du eine Gebühr weiterverrechnen möchtest. Aktiviere den Haken bei «Gebühr weiterverrechnen» falls du das willst und fülle den Text für diese neue Rechnungsposition sowie den Betrag aus.
Der Status der Rechnung wird nun von «Bezahlt» zu «Gestellt» geändert. Falls du eine Gebühr weiterverrechnet hast, wird dies als zusätzliche Rechnungsposition erfasst.
Du kannst nun bei Bedarf die Rechnung «Nochmals verschicken» oder «Schließen».
Speichere dabei die Änderungen in der Rechnung.
Du findest nun die Rechnung im Ordner «Lastschrift pendent» und kannst erneut eine Lastschrift erstellen, die Datei bei der Bank einreichen und die Lastschrift mit dem Button «Einreichen» abschließen. (Details siehe oben bei Schritt Lastschrift erstellen)
Rechnung mit Lastschrift stornieren
Du willst eine Rechnung mit bereits erstellter Lastschrift stornieren? Kein Problem. Als erstes wählst du im Modul «Finanzen» im Reiter «Rechnungen» im Menü «Lastschriften» die Option «Lastschriften verwalten».
Hast du die Lastschrift noch nicht eingereicht, kannst du sie nun über das Papierkorb-Symbol wieder löschen.
Der Eintrag mit der Lastschrift-Datei wird komplett gelöscht.
Wenn du die Lastschrift-Datei bereits als «Eingereicht» markiert hast, kannst du dies über den Button «Stornieren» rückgängig machen.
Anschließend wird dir der Status der Lastschrift als «Storniert» gekennzeichnet, wie das mittlere Beispiel zeigt.
Sobald du die Lastschriftdatei gelöscht oder storniert hast, findest du die dazugehörige(n) Rechnung(en) im Ordner «Lastschrift pendent». Von dort kannst du die Rechnung auswählen und über das Menü stornieren.
Alternativ kannst du auch die Rechnung öffnen und vom Rechnungsmenü die Schaltfläche «Stornieren» anklicken. Hier findest du auch den Button «Abschreiben», falls du die eine Abschreibung der Rechnung verbuchen möchtest.
Weitere Informationen
- Fragen und Antworten zu SEPA (Deutsche Bundesbank)
- Gläubiger-Identifikationsnummer (Deutsche Bundesbank)
- Häufig gestellte Fragen zu der Gläubiger-Id (Deutsche Bundesbank)
ClubDesk Hilfe
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