Wie kann ich Anhänge zu Rechnungen hinzufügen?

Du kannst Rechnungen gezielt mit einheitlichen Unterlagen ergänzen, damit alle denselben Informationsstand haben. Häufig nutzt du dafür Traktandenlisten und Jahresberichte zur Mitgliederversammlung, Bilanzen und Budgets sowie allgemeine Infosets zu Ausflügen oder Lagern wie Programme, Packlisten und Ablaufpläne. So erhalten alle Empfänger die gleichen Dokumente, die Vorbereitung fällt leichter und Rückfragen nehmen ab.

Wie gehe ich vor?

1. Dokument an passendem Ort ablegen: Damit später das Dokument von euren Mitgliedern geöffnet werden kann, muss dieses in einem Laufwerk abgelegt werden, das von der Rolle «Gast (kein Login)» angesehen werden kann. Standardmäßig ist das Laufwerk «Öffentlich» so konfiguriert. 

Ihr könnt jedoch jedes Laufwerk entsprechend konfigurieren. Dazu musst du nur unter «Einstellungen: Verein» in den Rollen das Laufwerk entsprechend freigeben:

2. Rechnung erstellen: Erstelle im Modul «Finanzen» im Reiter «Rechnungen» eine neue Rechnung und stelle diese.

3. Wähle die Versandart «per E-Mail».

4. Bearbeite den Text der E-Mails nach euren Wünschen und füge über «Einfügen» ⇾ «Link auf Datei einfügen» die gewünschte Datei aus dem Modul «Dokumente» ein:

5. Wähle im Popup-Menü das gewünschte Dokument aus.

Achte darauf, dass das Dokument sich in einem öffentlich zugänglichen Laufwerk (z.B. «Öffentlich») befindet. 

6. Versende nun die Rechnung über «Rechnung stellen»:

Ihr könnt den Text der E-Mail auch in den Rechnungseinstellungen anpassen und ausgewählte Dokumente immer mit Rechnungen mitsenden.

Weitere Informationen

• Wie lade ich mehrere Dokumente in ClubDesk hoch?
• Wie erstelle ich eine Rechnung mit verschiedenen Beiträgen?

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