Was unterscheidet die verschiedenen Buchhaltungsarten?

Geändert am Di, 14 Jan um 11:30 VORMITTAGS

Um eine Buchhaltung in ClubDesk führen zu können, müsst ihr initial eine Buchhaltungsart wählen. In diesem Beitrag erfährst du, wie sich die verschiedenen Buchhaltungsarten unterscheiden und was die jeweiligen Vor- und Nachteile sind.

Die Buchhaltungsart eines bestehenden Mandanten lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.

Wie gehe ich vor?

1. Öffne das Modul «Finanzen», um die Buchhaltungsart festzulegen.

2. Hier kannst du nun festlegen welche Buchhaltungsart euer Verein nutzen möchte.

Was sind die Unterschiede?

1. Keine Buchhaltung
2. Doppelte Buchhaltung
2.1. Doppelte Buchhaltung - Vereinbart
2.2. Doppelte Buchhaltung - Vereinnahmt
3. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
4. Kassenbuch

1. Keine Buchhaltung

Diese Option gibt es, falls ihr keine Buchhaltung führen oder erst später damit starten möchtet.

2. Doppelte Buchhaltung

Die doppelte Buchhaltung ist ein komplexes System der Buchführung, bei dem jeder Geschäftsvorfall in zwei verschiedenen Konten erfasst wird: einmal auf der Soll-Seite und einmal auf der Haben-Seite. Diese Methode bietet eine umfassende Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens oder Vereins und beinhaltet sowohl die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben als auch die Verwaltung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten.

2.1. Doppelte Buchhaltung - Vereinbart

Die vereinbarte doppelte Buchhaltung erfasst Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt der Vereinbarung. Das bedeutet, dass Geschäftsvorfälle dann gebucht werden, wenn Sie rechtlich entstanden sind, unabhängig davon, ob bereits eine Zahlung geflossen ist. Diese Methode gibt ein genaueres Bild der finanziellen Lage, da sie Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigt.

Beispiel: Ein Mitgliedsbeitrag wird im Dezember 2023 fällig, aber erst im Januar 2024 bezahlt. In der vereinbarten Buchhaltung wird der Betrag bereits im Dezember 2023 als Einnahme gebucht.

2.2. Doppelte Buchhaltung - Vereinnahmt

Die vereinnahmte doppelte Buchhaltung erfasst Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt des Geldflusses. Das bedeutet, dass Geschäftsvorfälle dann gebucht werden, wenn ein Zahlungseingang stattgefunden hat. Diese Methode gibt ein aktuelleres Bild der finanziellen Lage.

Beispiel: Ein Mitgliedsbeitrag wird im Dezember 2023 fällig, aber erst im Januar 2024 bezahlt. In der vereinnahmten Buchhaltung wird der Betrag erst im Januar 2024 als Einnahme gebucht.

3. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine einfache Form der Buchhaltung, die Einnahmen und Ausgaben dann erfasst, wenn sie tatsächlich fließen. Einfach bedeutet, man verbucht entweder eine Einnahme oder eine Ausgabe, die Auswahl von Soll- und Habenkonten entfällt. (Ausnahme: freie Buchungen). Diese Methode eignet sich gut für Vereine, die eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit zur finanziellen Verwaltung suchen, da sie keine Bestandsveränderungen (wie Forderungen oder Verbindlichkeiten) berücksichtigen. Es wird keine Bilanz erstellt, sondern nur eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.

4. Kassenbuch

Das Kassenbuch ist eine spezielle Form der Buchhaltung, die sich auf die Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen konzentriert. Es gibt also ein fixes Konto “Kasse”, welches nicht geändert werden soll und tatsächlich ausschließlich für Bargeld in einer physischen Kasse gilt. Daher ist es auch nicht möglich, ein Bankkonto hinzuzufügen. Diese Methode wird von Vereinen genutzt, die ausschließlich Bargeldtransaktionen verwalten wollen, um eine einfache Nachverfolgbarkeit der Bargeldbewegungen zu gewährleisten.

Fazit

Die Wahl der richtigen Buchhaltungsart hängt von der Größe, den finanziellen und rechtlichen Anforderungen und der Komplexität der Transaktionen eures Vereins ab. Jede Methode hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse eures Vereins zu berücksichtigen, um eine effektive Finanzverwaltung sicherzustellen.

Die Buchhaltungsart eines bestehenden Mandanten lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.