Wie nutze ich Kostenstellen in der Buchhaltung?

Mit der neuen Funktion Kostenstellen kannst du Einnahmen und Ausgaben innerhalb deines Vereins genauer zuordnen und auswerten. Damit lässt sich beispielsweise nachvollziehen, welche Abteilungen, Veranstaltungen oder Projekte welche Kosten verursachen oder Einnahmen generieren. Du kannst Kostenstellen flexibel anlegen und bei der Rechnungsstellung oder bei Buchungen anwenden. In den Berichten kannst du anschliessend detaillierte Auswertungen nach Kostenstellen erstellen. In diesem Artikel erfährst du, wie du Kostenstellen aktivierst und wie du diese anwendest und schliesslich für Auswertungen nutzt.

Das initiale Aktivieren von Kostenstellen (Schritt 1-3) setzt Administratorrechte voraus.

Wie gehe ich vor?

1. Öffne «Einstellungen: Verein» über das Zahnradsymbol oben rechts. 

2. Gehe zum Bereich «Finanzen» und setze in deinem Finanzmandanten den Haken in der Spalte «Kostenstellen» und klicke auf «Speichern».

3. Nach dem Speichern ist eine Neuanmeldung in ClubDesk erforderlich.

4. Im Reiter Buchhaltung kannst du via «Einstellungen» auf die Funktion «Kostenstellen» zugreifen.

5. Aktiviere die Kostenstelle, indem du die Checkbox aktivierst. Danach kannst du die Kostenstelle benennen. Gemeint ist hier die Beschriftung des Kostenstellen-Felds. 

6. Nun legst du die in dieser Rubrik zur Auswahl stehenden Kostenstellen an. Über das «+-Symbol» kannst du eine neue Kostenstelle hinzufügen.

7. Erfasse den Code (1), die Bezeichnung (2) und eine Beschreibung für die Kostenstelle (3) und markiere, ob diese für Buchungen verfügbar ist.

8. Erfasse so viele Kostenstellen wie nötig in dieser Rubrik. Du kannst nicht mehr verwendete Kostenstellen später auch als nicht verfügbar markieren, indem du den Haken bei «Verfügbar» entfernst.

9. Du hast die Möglichkeit, eine zweite Kostenstelle zu erfassen, sozusagen eine zweite Rubrik, indem du den Reiter «Kostenstelle 2» öffnest.

10. Wenn du nach dem Speichern deiner Einstellungen eine neue Buchung erfasst, kannst du neben den bisherigen Feldern auch die Kostenstellen-Felder befüllen.

Die Felder stehen dann auch in der Rechnungsposition zur Verfügung.