Kann ich für meinen Verein mehrere Buchhaltungen führen?

Als Verein möchtet ihr eine von der Hauptbuchhaltung getrennte Buchhaltung mit individuellen Einstellungen führen - zum Beispiel für einen speziellen Event. In ClubDesk gibt es hierfür die Möglichkeit mehrere Mandanten anzulegen und für die verschiedenen Buchhaltungen zu nutzen. Wie dies funktioniert, erfährst du hier.

Wie gehe ich vor?

1. Starte ClubDesk und gehe in die allgemeinen Einstellungen. Dafür klickst du auf das Zahnradsymbol oben rechts und wählst «Einstellungen: Verein».

2. Im dann geöffneten Dialogfenster «Einstellungen: Verein» wählst du den Abschnitt «Finanzen». Hier siehst du allfällige bereits bestehende Buchhaltungsmandanten.

Im nächsten Schritt hast du zwei Möglichkeiten:

• Neuen Mandanten anlegen: Du legst einen neuen Mandanten mit völlig unabhängigen Einstellungen an (z.B. andere Buchhaltungsart, Kontenplan, usw. als bisherige Mandanten).
• Bestehenden Mandanten kopieren: Auf diese Weise kannst du sehr einfach Buchhaltungsart, Zahlungsverbindungen und Kontenplan eines bestehenden Mandanten übernehmen.

Neuen Mandanten anlegen

3. Falls du einen neuen Mandanten erstellen willst, klicke auf den Button «Neuen Eintrag hinzufügen». Eine neue Zeile wird eingefügt und der Name wird markiert. Gib dem neuen Mandanten einen wiedererkennbaren Namen und speichere im Anschluss die Einstellungen. ClubDesk muss neu gestartet werden, damit die Änderungen übernommen werden.

4. Nach dem Neustart wechselst du in das Modul «Finanzen». Der Reiter ist in diesem Moment nicht entscheidend - der nächste Schritt funktioniert sowohl bei «Rechnungen», als auch bei «Buchhaltung». Gehe auf «Einstellungen», dann auf «Mandant wechseln» und wähle den von dir zuvor neu erstellten Mandanten.

5. Im nun folgenden Schritt wählst du die Buchhaltungsart. Entweder «Keine Buchhaltung», oder dann entweder «Kassenbuch», «Einnahmen-Ausgaben-Rechnung» oder eine der beiden «Doppelten Buchhaltungen». Gleichzeitig kannst du noch aktivieren, ob dein Verein MWST-pflichtig ist oder mit Fremdwährungen arbeitet. Nachdem du die Auswahl getroffen hast, klicke auf «Weiter».

6. Erstelle im nächsten Schritt das erste Buchungsjahr. Beachte dabei allenfalls das Geschäftsjahr deines Vereins. Wähle dann den für deinen Verein passenden Kontenplan. Du kannst im Anschluss den Kontenplan jederzeit an deine Bedürfnisse anpassen. Klicke zum Abschluss auf «Fertig. Nun kannst du (falls nötig) den Kontenplan anpassen, deine Zahlungsverbindungen erfassen und das Rechnungs-Layout für die Rechnungen modifizieren.

Bestehenden Mandanten kopieren

3. Falls du für den neuen Mandanten die gleichen Einstellungen haben möchtest, wie du sie in einer schon bestehenden Buchhaltung hast, kannst du davon eine Kopie erstellen. Aktiviere dafür den entsprechenden, bereits bestehenden Mandanten und klicke auf den Button «Eintrag kopieren». Eine neue Zeile wird eingefügt und der Name wird markiert. Gib dem neuen Mandanten einen wiedererkennbaren Namen und speichere im Anschluss die Einstellungen. ClubDesk muss neu gestartet werden, damit die Änderungen übernommen werden. 

Hinweis: kopiert werden die Buchhaltungsart, die Zahlungsverbindungen und der Kontenplan. Nicht mit kopiert werden die bestehenden Buchungen, Rechnungen, Rechnungslayouts, die Buchungsjahre, sowie die Rechnungs- und Buchungsvorlagen.

4. Nach dem Neustart wechselst du in das Modul «Finanzen». Der Reiter ist in diesem Moment nicht entscheidend - der nächste Schritt funktioniert sowohl bei «Rechnungen», als auch bei «Buchhaltung». Gehe auf «Einstellungen», dann auf «Mandant wechseln» und wähle den von dir zuvor neu erstellten Mandanten.

5. Erstelle im nächsten Schritt das erste Buchungsjahr. Beachte dabei allenfalls die Geschäftsjahr deines Vereins. Falls nötig kannst du noch den Kontenplan und deine Zahlungsverbindungen anpassen.

Tipp: Rechnungs-Layout kopieren

Vielleicht möchtest du für den neuen Buchhaltungsmandanten ein bereits vorhandenes Rechnungs-Layout verwenden.

1. Gehe dafür im neu erstellten Mandanten im Reiter «Rechnungen» auf «Einstellungen» und «Rechnungslayouts verwalten».

2. Wähle dort irgendeine Vorlage aus den ClubDesk-Layouts und erstelle eine Kopie und klicke dann auf «Schliessen».

3. Wechsle zum Mandanten, der die Vorlage enthält, die du gerne verwenden möchtest. Gehe dann auch dort in die Einstellungen der Rechnungs-Layouts, wähle die entsprechende Vorlage aus den Vereins-Layouts. Klicke dann auf «Bearbeiten».

4. Nachdem sich die Vorlage geöffnet hat, gehe auf «Bearbeiten» und «Quellcode».

5. Innerhalb des Quelltexts markierst du den gesamten Inhalt, kopierst diesen, schließt alles, wechselst zum neuen Mandanten und gehst über den gleichen Weg in die zuvor vorbereitete Vorlage, gehst auch dort in den Quelltext, löschst dort den gesamten Inhalt und fügst zuletzt den vorher kopierten Text dort ein und speicherst.

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