Ihr habt in ClubDesk eine oder mehrere Gruppen erstellt und verschickt diesen Gruppen nun Korrespondenz in Form von Rechnungen, Terminen oder E-Mail. Das funktioniert auch ganz ausgezeichnet.
Wenn ihr jedoch eine Gruppe z.B. vorstand@vereinsname.clubdesk.com oder auch eine Einzelperson wie max.muster@vereinsname.clubdesk.com aus einem externen E-Mail-Programm - z.B. aus Outlook oder Gmail - anschreibt, erhaltet ihr eine Fehlermeldung. In diesem Artikel erklären wir euch, wieso ihr die Fehlermeldung erhaltet und was für Einstellungen gemacht werden müssen, damit das nicht mehr passiert.
ClubDesk hat keine Postfächer und funktioniert auf der Basis einer Weiterleitung an die im Profil im Feld E-Mail hinterlegte externe E-Mail-Adresse. Die ausführliche Erklärung dazu findest du in diesem Artikel. Diese Weiterleitung kann in den Vereinseinstellungen eingerichtet werden.Wie gehe ich vor?
1. Klicke mit deiner Maus oben im grünen Balken auf das Zahnrad am rechten Ende des Balkens. Dann klickst du auf «Einstellungen Verein».
2. Im Dialogfenster, welches nun auf deinem Bildschirm erscheint, siehst du im linken Seitenbalken im unteren Bereich den Begriff «E-Mail» und darunter «Standard Einstellungen» .
3. Das Feld «Vereins-E-Mail Adressen» kannst du aufklappen und hast hier die Wahl zwischen den folgenden 4 Möglichkeiten:
Die vier Optionen unterscheiden sich wie folgt:
| Keine Weiterleitung | Keine Weiterleitung bedeutet, dass die E-Mails nicht an die im Profil hinterlegte externe E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Wenn du also von deinem externen E-Mail-Programm eine E-Mail an die Gruppe vorstand@vereinsname.clubdesk.com schreibst, wird diese Nachricht nicht bis in das private Postfach der Personen in der Gruppe weitergeleitet. Das gleiche passiert jedoch auch, wenn du eine Einzelperson von deinem externen E-Mail-Programm anschreibst. Wenn du also eine E-Mail an max.muster@vereinsname.clubdesk.com schickst, wird diese auch nicht an Max Muster weitergeleitet. |
| Nur Weiterleitung an Einzelpersonen | Mit dieser Einstellung werden nur E-Mails, welche aus einem externen E-Mail-Programm an eine Einzelperson verschickt werden, also z.B. an max.muster@vereinsname.clubdesk.com, weitergeleitet. E-Mails an eine ganze Gruppe wie vorstand@vereinsname.clubdesk.com werden nicht zugestellt. Diese Einstellung ist besonders zu empfehlen, wenn man nicht will, dass eine Person in der Gruppe, z B. beim Antworten auch alle anderen Personen in der Gruppe anschreibt. |
| Weiterleitung auch an Gruppen (nur für Mitglieder) | Hier erkennt die Software anhand der Absender-E-Mail-Adresse, ob es sich beim Absender der E-Mail um ein Vereinsmitglied, welches über ein gültiges Profil in ClubDesk verfügt, handelt. ClubDesk erkennt die Absenderadresse z.B. max.muster@gmail.com und vergleicht diese mit den in den Profilen im Feld E-Mail hinterlegten externen E-Mail-Adressen der Mitglieder. Findet er eine Übereinstimmung, dann wird die Nachricht an die ganze Gruppe vorstand@vereinsname.clubdesk.com weitergeleitet. |
| Weiterleitung auch an Gruppen (für beliebige Absender) | Diese Einstellung erlaubt jedem beliebigen Absender also auch ein Absender, bei dem es sich nicht um ein Vereinsmitglied handelt, z.B. einem unbekannten Besucher eurer Webseite, direkt an die Adresse vorstand@vereinsname.clubdesk.com zu schreiben. Diese Nachricht wird an alle Mitglieder in der Gruppe Vorstand weitergeleitet und ausgeliefert. |
4. Bestätige alle getätigten Eingaben mit dem Button «Speichern», um die neuen Weiterleitungseinstellungen zu speichern. Du wirst nun ClubDesk neu starten müssen, damit die Änderungen von der Software übernommen werden.
Weitere Informationen
Du kannst zusätzlich zu den allgemeinen Einstellungen unter dem Feld Vereins-E-Mail-Adressen auch Ausnahmen für einzelne Gruppen machen. Setze dafür einfach das Häkchen ins Kästchen «Ausnahme für einzelne Gruppen» und definiere die Weiterleitungsregeln für jede Gruppe separat.
ClubDesk Hilfe
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