Wie können Mitglieder ihre Daten sehen und anpassen?

In ClubDesk könnt ihr verschiedene Vorlagen für Web-Formulare nutzen, um die Verwaltung eures Vereins zu erleichtern. Die Vorlage zur Änderung der Mitgliederdaten ermöglicht es Mitgliedern, ihre persönlichen Daten aktuell zu halten. Auf der Vereinswebseite eingeloggte Nutzer sehen ihre eigenen Daten und können diese entsprechend anpassen. Dies ist wichtig für die präzise Verwaltung und Kommunikation innerhalb des Vereins. 

Wie gehe ich vor?

1. Erstelle mit dem Formularblock ein Formular an beliebiger Stelle auf der Webseite.

2. Sobald du den Block platziert hast, kannst du die Art des Formulars wählen.

Folgende Vorlagen gibt es für die Mitgliederdaten-Änderung:

Mitgliederdaten ändern

 

Mitglieder-Einstellungen ändern

 

3. Nach Auswahl der Vorlage kannst du das Formular bearbeiten:

1 - Formulareingaben speichern 

ClubDesk erstellt eine Tabelle, in der jeder Eintrag als eigene Zeile gespeichert wird. In diesem Feld legst du fest, wo in den Dokumenten diese Einträge gespeichert werden sollen. So habt ihr alle Formulardaten zentral an einem Ort gespeichert und könnt verwalten, wie die Zugriffsrechte sind.

Mit der Hilfe eines Exports dieser Tabelle könnt Ihr später die entsprechenden Mitgliederdaten direkt in eure Kontakte importieren.

2 - Formularfelder anpassen

Hier kannst du die individuellen Felder anpassen, die ihr von euren neuen Mitgliedern benötigt. Idealerweise haben sie denselben Namen wie die entsprechenden Kontaktfelder im Kontaktmodul. Dies ist nicht entscheidend, aber es kann den späteren Import beschleunigen. 

Du kannst folgende Änderungen vornehmen:

Bestehende Felder entfernen

Du kannst jedes Feld, das du nicht mehr benötigst, ganz einfach aus dem Formular löschen. Dazu klickst du zuerst auf das entsprechende Feld und dann auf das Papierkorb-Symbol. Alte eingegebene Daten werden dabei nicht aus den gespeicherten Dokumenten gelöscht.

 

Formulardetails konfigurieren

In diesem Bereich legst du übergreifende Einstellungen für das Formular fest.

 

In ClubDesk-Tabelle speichern	Wenn diese Option angewählt wird, wird in der Tabelle automatisch der Benutzer angezeigt, der das Formular ausgefüllt hat.
Kontaktfelder automatisch ausfüllen	Wenn diese Option angewählt wird, werden Felder beim Aufrufen des Formulars automatisch mit den Daten des eingeloggten Benutzers ausgefüllt, falls der Feldname des Formulars mit dem Namen des Kontaktfeldes übereinstimmt. Felder, die automatisch befüllt werden, sind in der Liste der Formularfelder mit einem  gekennzeichnet.
Beschriftung Absenden-Button	Du kannst den Text des Absende-Buttons frei wählen, z. B. „Jetzt anmelden“, „Formular senden“ oder „Mitglied werden“. Dies hilft, das Formular an den jeweiligen Kontext oder Zielgruppe anzupassen.

3 - Bestätigung auf der Webseite

Lege hier fest, welche Nachricht dem Absender nach dem Ausfüllen auf der Webseite angezeigt werden soll. Wir haben für euch eine Vorlage eingefügt, die kannst du ganz nach euren Vorstellungen anpassen:

Du kannst einen Download der Daten für den Nutzer per PDF anbieten, festlegen ob der "zurück"-Button angezeigt wird und dir eine Vorschau anzeigen lassen: 

4 - Bestätigung per E-Mail

Wenn diese Option aktiviert ist, wird nach dem Absenden des Formulars eine Bestätigungsmail an die ausfüllende Person versendet. Welchen Inhalt diese E-Mail enthält und wie der Absender lautet, könnt ihr definieren.

Ihr könnt auch Platzhalter verwenden, damit die ausgefüllten Formulardaten in der E-Mail mitgesendet werden:

Auch hier gibt es die Option sich eine Vorschau anzeigen zu lassen, das hilft dir dabei zu sehen, ob die Platzhalter korrekt verwendet werden und die E-Mail stimmig ist:

Markiere Formularfelder mit sensiblem Inhalt im Reiter "Formularfelder" als "Sensible Daten", damit diese in E-Mails entsprechend maskiert (nicht vollständig angezeigt) werden

5 - Benachrichtigung bei neuem Eintrag

Wenn diese Option aktiviert ist, wird nach dem Absenden eines Formulars eine E-Mail an die angegebene Adresse versandt. Ihr könnt auswählen, ob in der E-Mail die Formulardaten enthalten sein sollen, oder es einfach nur eine Benachrichtigung ist, dass das Formular ausgefüllt worden ist. Außerdem könnt ihr einen oder mehrere Empfänger festlegen, an den die E-Mails gesendet werden sollen und bestimmt den Betreff. 

b. Tabelle exportieren

Die Liste füllt sich nun allmählich. Um die Daten in das Kontaktmodul zu übernehmen, gehst du wie folgt vor:

1. Öffne die entsprechende Datei und exportiere die Liste über den entsprechenden Button «Export». Du siehst dabei in der Datei auch welcher Nutzer angemeldet war, als das Formular ausgefüllt worden ist.

2. Du erhältst eine CSV-Datei mit den Werten aus der Tabelle. Sie kann mit einer entsprechenden Software (z.B. Excel) auch bearbeitet werden. Beispielsweise könntest du so noch zusätzliche Spalten hinzufügen oder falsche oder doppelte Einträge löschen / korrigieren.

c. Daten in die Kontakte importieren

1. Wechsle nun in das Modul «Kontakte und Gruppen» und klicke auf «Import». Wähle die zuvor exportierte und allenfalls bearbeitete Datei aus.

c. Daten in die Kontakte importieren

1. Wechsle nun in das Modul «Kontakte und Gruppen» und klicke auf «Import». Wähle die zuvor exportierte und allenfalls bearbeitete Datei aus.

2. Es öffnet sich das Dialogfenster «Kontakte importieren». Überprüfe, ob die Spaltenzuordnungen korrekt sind und teile die fehlenden entsprechend zu. Bestätige die weiteren Schritte und finalisiere so den Import.

Das System erkennt anhand der bisherigen Daten, ob es Überschneidungen mit bestehenden Kontakten gibt und informiert dann darüber, wie viele Kontakte angepasst werden:

Das Formular zur Änderung der Mitgliederdaten sorgt dafür, dass die Vereinsdatenbank stets aktuell und korrekt ist. Es verbessert die Kommunikation und administrative Effizienz und ermöglicht es dem Verein, präzise Informationen zu nutzen.