Wie kann sich ein Neumitglied online anmelden?

Mit ClubDesk kannst du Daten aus einem Anmeldeformular auf der Vereinswebseite schnell in deine Kontakte übernehmen. Hier erfährst du wie das funktioniert.

Wie gehe ich vor?

a. Das Webseitenformular

1. Erstelle mit dem Formularblock ein Formular an beliebiger Stelle auf der Webseite.

Sobald du den Block platziert hast, kommst du in den Editiermodus. Diesen kannst du auch jederzeit aufrufen, indem du auf das entsprechende Symbol klickst.

2. Im Editiermodus kannst du nun die Felder anlegen, die du für die Anmeldung eines Neumitglieds benötigst.
Achte ein wenig darauf, wie du die einzelnen Felder beschriftest. Idealerweise haben sie denselben Namen, wie die entsprechenden Kontaktfelder im Kontaktmodul. Dies ist nicht entscheidend, aber es kann den späteren Import beschleunigen. Beachte auch, dass dir verschiedene Feldtypen zur Verfügung stehen. Gerade beispielsweise für einen Geburtstag macht es Sinn, ein Datumsfeld zu verwenden.

3. Im Feld «E-Mail Empfänger» legst du die Personen fest, die eine E-Mail mit den Formularinhalt erhalten, sobald jemand das Formular ausfüllt und abschickt. Auf der zweiten Zeile würdest du entsprechend den Betreff dieser E-Mail angeben.

4. Für den Zweck des schnellen Übertrags der Daten in die Kontaktliste des Vereins, benötigst du aber primär die dritte Zeile - «Speichern in». Klicke in das Feld und ein weiteres Dialogfenster öffnet sich.

Hier wählst du den Speicherort der Datei und definierst deren Namen. In diese Tabelle werden die Inhalte der ausgefüllten und abgeschickten Formulare eingetragen werden. Die Spaltentitel werden aus den Feldbezeichnungen des Formulars übernommen.

5. Ein potentielles Neumitglied füllt nun auf eurer Webseite das Anmeldeformular aus und schickt es ab.

Die Daten werden automatisch in die von dir definierte Datei gespeichert.

b. Tabelle exportieren

Die Liste füllt sich nun allmählich. Du kannst beispielsweise periodisch überprüfen, ob neue Einträge erfolgt sind. Um die Daten in das Kontaktmodul zu übernehmen, gehst du wie folgt vor:

1. Öffne die entsprechende Datei und exportiere die Liste über den entsprechenden Button «Export».

2. Du erhältst eine CSV-Datei mit den Werten aus der Tabelle. Sie kann mit einer entsprechenden Software (z.B. Excel) auch bearbeitet werden. Beispielsweise könntest du so noch zusätzliche Spalten hinzufügen oder falsche oder doppelte Einträge löschen / korrigieren.

Wichtiger Hinweis: Damit du nicht immer die gleichen Daten ex- bzw. importierst, kannst du beispielsweise die eben exportierten Dateien aus der Tabelle löschen. Oder du erstellst in der ClubDesk-Tabelle eine zusätzlich Spalte, in die du eine Bemerkung erstellen würdest, anhand derer du beim nächsten Export erkennst, welche Datensätze bereits in deinen Kontakten vorhanden sind.

c. Daten in die Kontakte importieren

1. Wechsle nun in das Modul «Kontakte und Gruppen» und klicke auf «Import». Wähle die zuvor exportierte und allenfalls bearbeitete Datei aus.

2. Es öffnet sich das Dialogfenster «Kontakte importieren». Überprüfe, ob die Spaltenzuordnungen korrekt sind und teile die fehlenden entsprechend zu. Bestätige die weiteren Schritte und finalisiere so den Import.

Die neuen Mitglieder sind nun in den Kontakten integriert. Nun kannst du die Personen auch individuell bearbeiten, z.B. wenn sie gleich in eine Gruppe eingeteilt werden sollen.

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